Gemeinde Winterbach

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Die Gemeinde informiert

Pilotprojekt Virtuelles Rathaus

Winterbacher Rathaus bietet Video-Termine an

Die Gemeinde Winterbach startet ein Pilotprojekt zusammen mit der Netze BW GmbH und bietet in einer zweimonatigen Testphase seit dem 01. Februar 2021 Videotermine an.
Verschiedene Themenbereiche können statt persönlich oder nur telefonisch während der Testphase online erledigt werden. Sie haben Fragen zu Bebauungsplänen oder brauchen Hilfe bei der Kindergartenanmeldung, der Gewerbeanmeldung oder der Hundesteueranmeldung etc., dann testen Sie zusammen mit uns diese Form der Kommunikation mit dem Rathaus. Fragen Sie beim jeweiligen Sachbearbeiter nach, ob Ihr Anliegen per Videotermin möglich ist.

Leider sind noch nicht in allen Bereichen ausschließlich Online Termine möglich. In manchen Fällen schreibt der Gesetzgeber die persönliche Anwesenheit vor. Der jeweilige Sachbearbeiter kann Ihnen hierzu aber weiterhelfen.
Im Anschluss an Ihren Video-Termin würden wir uns freuen, wenn Sie an unserer kleinen Umfrage teilnehmen, um das System und die Art der Kommunikation zu bewerten.
Das Pilotprojekt soll Erfahrungen im Einsatz von neuen Kommunikationswegen für die Verwaltung bringen. Auch mit dem Hintergedanken des Onlinezugangsgesetzes, Verwaltungsleistungen sollen elektronisch möglich gemacht werden, erhoffen wir uns viele Erfahrungen, um auf den Weg der Digitalisierung einen großen Schritt voran zu kommen.
Zum genauen Ablauf haben wir Ihnen einige Fragen zusammengestellt:
Wie werden Sie eingeladen? Sie melden sich beim zuständigen Sachbearbeiter telefonisch. Statt eines Vor-Ort-Termins auf dem Rathaus wird ein Videotermin vereinbart. Ihnen wird eine Einladungsmail mit einem Link geschickt. Am Termin muss nur noch der beigefügte Link geöffnet werden. Während der Online Beratung kann der Bildschirm vom Sachbearbeiter geteilt werden oder Dokumente können ausgetauscht werden. So können Sie z.B. zusammen mit dem Sachbearbeiter ein Formular ausfüllen oder einen Plan gemeinsam anschauen. Ebenso gibt es eine Chatfunktion, so dass auch mehrere Personen miteinander kommunizieren können.

Welche technischen Voraussetzungen sind nötig? Alle Gesprächspartner benötigen für die Videoberatung ein digitales Endgerät, eine Internetverbindung, einen gängigen Browser und eine Kamera sowie ein Mikrofon. Tipp für die optimalen Voraussetzungen: Das Tragen von Headsets auf beiden Seiten sichert eine gute Sprechqualität. Haben Sie eine schlechte Internetverbindung kann auch, selektiv das Videobild deaktiviert werden.
Auf welchen Geräten kann die Videoberatung durchgeführt werden? Es werden Desktops, Laptops, Tablets und Smartphones mit den aktuellen Betriebssystemen Windows 10, iOS, OS X und Android unterstützt. Auf den mobilen Geräten muss keine App installiert werden.
Welche Browser werden unterstützt? Es werden alle aktuellen Versionen von Chrome, Firefox, Opera, Safari, Edge unterstützt. Es ist kein Browser Plugin notwendig. Achten Sie bitte darauf, dass Sie die aktuelle Version installiert haben. In der Einladungsmail, die Sie erhalten ist ein Link für einen Technikcheck enthalten. So können Sie vor dem Termin testen, ob der Browser die Anwendung unterstützt.
Ist das Gespräch abhörsicher? Die Verschlüsselung ist ein integraler Bestandteil der auf dem WebRTC Standard basierenden Lösung und wird für alle Teile des Verbindungsaufbaus und der Aufrechterhaltung einer Verbindung erzwungen. Die Verschlüsselung erfolgt über mehrere Stufen. Dieser Technologie-Stapel bietet eine maximale Sicherheit.
Kann ich den Zugriff der Kamera und des Mikrofons selbst steuern? Kamera und Mikrofon können jederzeit bei Bedarf deaktiviert oder aktiviert werden. Der Browser verlangt in Kombination mit WebRTC immer eine ausdrückliche Genehmigung für die Verwendung der Kamera oder des Mikrofons. Es ist einer WebRTC-Anwendung nicht möglich, ohne Zustimmung des Nutzers auf ein internes Gerät zuzugreifen.
Wie ist es mit dem Datenschutz? Die Teilnahme an der Videoberatung ist selbstverständlich freiwillig und nur ein Weg der Kommunikation. Alle Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung werden eingehalten. Genaueres können Sie unserer Datenschutzerklärung auf unserer Homepage entnehmen. Die Daten im Online Tool werden auch gemäß eines datenschutzrechtlichen Löschkonzeptes gelöscht. Das Gespräch wird weder aufgezeichnet noch anderweitig verwendet oder gespeichert.
 
Wir hoffen, dass sich einige Termine ergeben und der Test sowohl für Sie als auch für die Rathausmitarbeiter erfolgreich verläuft. Sollten Sie Interesse haben vereinbaren Sie einfach einen Termin zur Online Beratung. Wir freuen uns auf die Pilotphase mit Ihnen und hoffen auf eine große Beteiligung und Ihre und unsere Zufriedenheit mit der digitalen Kommunikation.